工程行業(yè)采購，狹義采購是指建筑工程材料、工程設(shè)備采購，廣義上包括工程(建設(shè))項(xiàng)目實(shí)施單位采購、工程項(xiàng)目服務(wù)等采購。

目前，許多管理規(guī)范的企業(yè)都設(shè)立了專業(yè)的采購管理部門，一些企業(yè)的采購管理部門狹義采購，廣義采購。有些企業(yè)將工程（建設(shè)）項(xiàng)目實(shí)施單位的采購、工程項(xiàng)目服務(wù)等放在工程（項(xiàng)目）管理部門里面。無論其采購的組織機(jī)構(gòu)如何設(shè)置，其管理職能都是一樣的。

本文站在廣義工程采購的視角，與大家探討有關(guān)工程采購。采購是工程項(xiàng)目成本控制的來源，工程項(xiàng)目大部分成本在采購階段確定和實(shí)際消耗。

采購的方式

一般來說，所有的采購都采取公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)的方式確定。為什么采購要以招投標(biāo)的方式進(jìn)行呢？不是直接指定對應(yīng)的公司嗎？

首先，這是基于我國建筑市場法制化、規(guī)范化管理的要求。

最新《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》(2021年12月28日開始實(shí)施)第三條明確規(guī)定:

在中華人民共和國境內(nèi)進(jìn)行以下工程建設(shè)項(xiàng)目，包括項(xiàng)目調(diào)查、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、工程建設(shè)相關(guān)重要設(shè)備、材料等采購，必須進(jìn)行招標(biāo):

(1)大型基礎(chǔ)設(shè)施、公共事業(yè)等相關(guān)社會(huì)公共利益、公共安全項(xiàng)目

(2)全部或部分使用國有資金投資或國家融資項(xiàng)目

(3)或國際資金組織項(xiàng)目。

前款項(xiàng)目的具體范圍和規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)由國務(wù)院發(fā)展改革部門與國務(wù)院有關(guān)部門制定，向國務(wù)院批準(zhǔn)。

法律或國務(wù)院規(guī)定必須投標(biāo)的其他項(xiàng)目的范圍，按其規(guī)定。

其次，通過招標(biāo)，可以使工程成本更加合理，發(fā)包人更加有效地控制

第三，從發(fā)包人的角度來看，可以選擇合適的合作單位或者自己想要的合作單位

第四，招標(biāo)制度規(guī)范價(jià)格行為，公開、公平、公正

業(yè)主在選擇對工程項(xiàng)目進(jìn)行發(fā)包的時(shí)候，一般采取公開招標(biāo)的方式；工程總承包方在選擇工程分包單位時(shí)（施工單位、設(shè)備材料供應(yīng)商），一般采取邀請招標(biāo)的形式。當(dāng)然，也有具有獨(dú)特性、專利性的供應(yīng)商購買，也可以通過單一來源購買等方式確定分包機(jī)構(gòu)。

采購管理

采購管理分為兩個(gè)層次:一個(gè)是公司管理層次，另一個(gè)是實(shí)施操作層次。

1、公司管理水平

(1)首先建立采購管理系統(tǒng)，作為指導(dǎo)采購工作的規(guī)范文件，包括采購流程、責(zé)任分工、合格供應(yīng)商庫(長名單)的建立、短名單的確定、招標(biāo)程序等內(nèi)容。

(2)企業(yè)水平需要建立合格的供應(yīng)商庫，即通稱的長名單。

為什么要建立采購長名單？長名單的建立是工程采購管理的基礎(chǔ)工作，是為了保證采購行為的合法性和合理性。以工程總承包項(xiàng)目采購為例，在實(shí)際操作中，大選擇招標(biāo)方式。我國《招標(biāo)投標(biāo)法》第十七條規(guī)定，招標(biāo)人采用招標(biāo)方式時(shí)，應(yīng)向三個(gè)以上具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目能力、信用良好的特定法人或其他組織發(fā)出招標(biāo)邀請書。

選擇投標(biāo)人時(shí)，為了避免暗箱操作，滿足國家相關(guān)審計(jì)要求，同時(shí)保障發(fā)包人的利益。選擇時(shí)，需要審查投標(biāo)人的制造能力、裝備、人才、業(yè)績、信用等，這些工作可以通過制作購買長名單來解決，迅速選擇合適的合格供應(yīng)商的工作效率。

合格供應(yīng)商庫的建立，必須嚴(yán)格進(jìn)行資格預(yù)審、考察等。如果發(fā)包人指定的和/或第一次合作，也必須嚴(yán)格進(jìn)行資格預(yù)審、考察，只有通過考試才能包括在內(nèi)。合格供應(yīng)商的管理是動(dòng)態(tài)的，有配套的淘汰機(jī)制，在業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)有新合適的合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充，每個(gè)工程項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)評估施工單位、設(shè)備材料供應(yīng)商，發(fā)現(xiàn)信用、能力下降的原合格供應(yīng)商，應(yīng)從合格供應(yīng)商名單中刪除。

（3）邀請招標(biāo)的對象，也即俗稱的“短名單”，必須來源于“長名單”。

通過以上合格的供應(yīng)商庫管理，可以減少不必要的開支和采購管理部門的工作量，提高采購效率。

(4)招標(biāo)程序必須合法。在進(jìn)貨過程中，公司招標(biāo)委員會(huì)、紀(jì)委等還需要全程參與監(jiān)管，保證整個(gè)招標(biāo)過程的合法性，同時(shí)也規(guī)避了公司的風(fēng)險(xiǎn)。該走的程序、該有的資料，必須要有對應(yīng)的文字記錄，避免低級錯(cuò)誤的出現(xiàn)，這也是審計(jì)規(guī)范的需要。

2、實(shí)施操作層面

2.1 設(shè)備材料采購

（1）在采購工作實(shí)施過程中，采購人員除了要熟悉整個(gè)招投標(biāo)流程外，還要適當(dāng)?shù)牧私庠O(shè)備材料規(guī)格、技術(shù)要求、行業(yè)規(guī)范等等，否則他很難將技術(shù)要求傳達(dá)給供應(yīng)商。

(2)對于重大設(shè)備材料，購買者必須進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督和檢查，保證質(zhì)量、到貨期限。

(3)材料到達(dá)后，必須進(jìn)行四方簽證交接等工作。

(4)重要設(shè)備的安裝、調(diào)整。購買者和技術(shù)人員必須與設(shè)備制造商溝通，必要時(shí)必須向設(shè)備制造商免費(fèi)訪問指導(dǎo)維護(hù)的過程中，現(xiàn)場施工經(jīng)理必須協(xié)助設(shè)備的審查和監(jiān)督。

2.2.施工分包采購

(1)重點(diǎn)編制分包招標(biāo)價(jià)格。工程經(jīng)濟(jì)人員應(yīng)熟悉和了解項(xiàng)目所在地的工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)定額。工程分包招標(biāo)的基礎(chǔ)是公司的秘密，必須做好保密工作。

（2）招標(biāo)文件編制完成后，必須組織進(jìn)行評審，以便于準(zhǔn)確的把握相關(guān)技術(shù)和商務(wù)招標(biāo)條件，避免錯(cuò)漏項(xiàng)。筆者參加過很多項(xiàng)目的招標(biāo)、評價(jià)，很多招標(biāo)文件漏洞百出，承包人報(bào)價(jià)不均衡、不合理，不利于正確通過評價(jià)選擇合適的承包商。

(3)確定合適的合同評價(jià)方式。采用固定總價(jià)、固定單價(jià)、混合評價(jià)方式等。需要根據(jù)自己的管理能力和項(xiàng)目特征進(jìn)行選擇。

購房合同的管理

比較成熟的公司，都會(huì)形成標(biāo)準(zhǔn)化的合同文本，一般都是按照標(biāo)準(zhǔn)合同文本來簽合同的。

1、合同談判應(yīng)注意分技術(shù)談判和商務(wù)談判，注意雙贏、合理工期、合理收費(fèi)等原則。

2、合同審查應(yīng)注意各部門參與，市場經(jīng)營、工程(項(xiàng)目)管理、技術(shù)、質(zhì)量安全、財(cái)務(wù)、法務(wù)等應(yīng)從各自的角度進(jìn)行審查，提出意見。

3、合同執(zhí)行要注意變更、簽證和理賠管理。所有變更、簽證必須辦理公司審查程序的合同索賠分為工期索賠、金額索賠，索賠也有很多技術(shù)，有索賠不賠償?shù)恼f法，之后有機(jī)會(huì)深入探討。

4、注意在合同中約定進(jìn)度里程碑節(jié)點(diǎn)，根據(jù)節(jié)點(diǎn)付款。同時(shí)設(shè)立對分包商獎(jiǎng)罰的條款，一般獎(jiǎng)罰對等，如提前一天獎(jiǎng)勵(lì)多少、延遲一天處罰多少，最多多少金額封頂。在實(shí)施過程中，項(xiàng)目部應(yīng)注意文件數(shù)據(jù)的收集和整理，并為獎(jiǎng)懲做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。

5、在合同中約定QHSE條款，必須注意現(xiàn)場防護(hù)措施和文明施工管理要求的現(xiàn)場人員違法處罰措施等，必須在合同中約定。否則，現(xiàn)場總承包人對施工承包人的違法處罰沒有根據(jù)。

以上是筆者在工程采購、分包和合同管理的實(shí)際工作中的感覺，希望對大家的工作有所幫助。