1、系統思維不足，各方自行備案

水務工程項目從立項、施工到檢查運行，分為不同階段，由不同部門完成。水務文件也由不同階段的文件資料總結而成。這些不同階段、不同部門形成的水務項目資料實際上是該項目的有機組成部分，前后連接。不同部門負責的各模塊中的工作，形成的也是專業資料，但項目建設部門作為該工程的負責人、承包人、組織者，系統、整體地看待項目資料，將分布在各部門的資料作為該項目資料的有機構成部分，及時催促有關部門提交資料，保證該項目資料的完整性。

部分項目建設部門不重視文件工作，無法從全局、全工程建設的角度系統考慮備案工作，無視各部門形成的資料，分散在各家。這引起了問題。也就是說，各個文件管理的工作有偏差，有的立即存檔，有的丟棄，有的形成文件，有的只是零散的資料。這樣，就不能形成有價值的項目文件。水務工程文件工作缺乏系統思維的另一個表現是項目建設者只是被動地接受從各方面提交的資料，對方提交的話接受什么，是否完整，是否有遺漏等，一部分建設者沒有建立各方面提交文件的制度，各方面自己保管。一旦后，后期補充困難，工程文件無法形成有機、系統的聯系，無法如實反映工程整體的概況。

2、工程資料束高閣無法有效利用

收集項目資料后的第二項工作是編輯、加工資料，以靜態、雜亂的資料一定的形式整理、轉換、加工為系統文件資源，特別是形成搜索工具如果檔案資源沒有分類，只是雜亂地堆積在檔案室里，沒有方便的搜索方法，隨著時間的推移，它們變成了舊紙堆，沒有人感興趣。特別是水務工程資料，種類繁多，形式多樣，占有面積大，專業性強，沒有專業編輯和加工，就找不到，只能被束縛的高閣，當然不能說利用問題。在現實工程文件管理實踐中，有些工程文件長期堆積在文件室，有些人需要利用文件，通常由于各種原因拒絕，不得不去文件室尋找。這種存檔方式顯然與信息社會資源共享的時代特征和水務建設事業發展形勢不適應，限制了存檔發揮應有的價值和作用。因此，現代文件信息資源的利用服務模式發生了很大變化，靜態文件需要活，文件不再被文件館(室)封印。如果水務工程文件無法有效利用，不僅浪費資源，還可能對建設周期發生的問題、責任劃分發揮證明書的作用，失去其應有的價值。

3、人員未到

現實水務文件工作中出現的資料丟失、未及時歸檔、散落、未利用等問題，歸根結底是沒有專家專門從事這項工作。長期以來，檔案保管被認為是一項枯燥無味、簡單機械的工作，工作人員就像普通的倉管員一樣，無需專業知識，任何人都可從事。因此，很多項目沒有配備專職的文件工作人員，文秘工作人員兼任，建設者是這樣的。施工人員、監理人員自己不是組織者，承擔的只有工程的某個模塊，沒有配置文件人員。工程文件與通常的文件文件大不相同，專業性更強，秘書工作人員無法管理工程文件，二是心靈富裕，缺乏專業知識，特別是水務工程項目包括大量專業圖紙，這些圖紙如何保管，如何折疊人員不足，沒有人組織文件工作。文件的規范化、完整化管理無法談論。

二、提高水務工程文件工作水平的途徑

1、制定行業統一標準，規范備案工作

隨著中國水務事業的快速發展，水務工程建設項目越來越多，形成的文件越來越多，但面臨的現實困難之一是庫存壓力的增大。水務工程文件庫存容量和日益增加的文件數量形成了需要解決的矛盾，特別是行政水平高的文件部門需要保管從部下部門提交的工程文件，這些工程文件中重復性的資料很多，例如監理方、施工方的文件包括項目整體的合同文件、設計方案、施工方案、進度表等，這些都是建設方向施工方、監理方提供工作需求的，具有同一性，整個工程只需保管一份即可。這些文件都很厚，占有空間很大，保存各個模塊的話，會發生重復存檔的問題，倉庫的壓力很大。因此檔案保管部門應從實際情況出發，站在整個工程項目系統、宏觀的角度，對各檔案形成主體提出統一的規范要求，明確哪些案卷需保存，列入檔案范疇，哪些材料只作為一般資料由下屬單位負責保管即可，無需歸檔，減少歸檔數量，避免重復歸檔。作為工程資料備案工作的負責人，建設部門應及時準確地收集、整理工程建設過程中形成的資料，有目標，有期限。

2、形成電子搜索，方便使用

文件管理的目的不是讓文件堆積在倉庫里，而是為了保管而保管。水務文件記錄了水務建設的發展歷史，包括豐富的氣象、地質、水文資料，這些資料對今后當地工程項目建設有很大的參考價值，可以避免重復測量、重復建設、重復研究等問題造成的人力、物力、財力等資源浪費。水務文件開發利用后，可以轉變為現實生產力。因此，水務工程文件管理工作不應使文件成為舊紙堆，而應使其活。這必須編輯水務文件，形成完整、系統的文件，同時豐富水務工程文件的信息檢索內容，建立目錄中心，提高文件的電子檢索水平，滿足不同人群、不同機構對文件資源的利用需求。這也是一個雙向的過程。越來越多的人可以從水務文件中獲得有用的信息，體驗水務文件的工作價值時，相應地支持水務文件的工作，更加自覺積極地存檔工作中的資料，統一保管利用。

3、負責人負責文件工作

工程建設通常實施項目制，員工由于項目組織，項目結束后，員工解散。如果相關文件數據不及時歸檔，很可能會丟失或丟棄，導致文件不完整，影響以后的存放和利用。因此，文件管理工作應納入工程項目管理工作不可或缺的構成部分，專家負責文件的收集、立案、保管、利用、保密等相關工作，負責人。從我們公司的實踐來看，我們公司為了確保工程資料及時備案，各項設立專業資料負責人，專業人員協調測量、設計、施工、監理等各方面的秘書負責人及時收集、整理各模塊工作資料，提出要求，交接資料，制作交接記錄，統一總結、編輯。

專職檔案工作人員除匯總各單位匯總的檔案外，還負責立案階段、項目準備階段、項目試運行階段、項目驗收階段的項目資料收集、整理和立案。其工作應參與整個工程建設過程，與項目建設同步。即項目每個階段的工作一完成，該階段的案卷應立卷歸檔，比如立項通過審批，立項資料在幾個工作時限內應收集到位，通過驗收，驗收資料在一定的時間內需整理到位，以保證資料及時歸檔，確保檔案的完整和系統，避免檔案流落在外，等項目結束后無從查找的問題。結語水務工程檔案是水務工作者勞動智慧的結晶。其檔案工作與合同管理、施工管理、投資管理等相同，是完成工程建設任務不可或缺的重要管理手段，同時也是水務工程建設單位的主要責任。水務工程文件工作的各個環節與工程建設任務密切相關。提高文件管理水平，進行規范化管理，可以更好地為水務工程建設提供服務。

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